מהפכה - אפליקציה לאנשי השטח, בלי ERP

השבוע עלה לאוויר פרויקט מהפכני שניהלתי – אפליקציה לאנשי השטח- בלי ERP!

לפני כמה חודשים פנתה אלי חברה שכמעט כל העובדים שלה עובדים מהשטח, צוות המשרד מצומצם מאוד. 

כל הנתונים המעניינים, מגיעים מהשטח- מהעובדים. 

הם אלו שמנהלים את הפרויקט מהשטח, מזמינים את קבלני המשנה מהשטח, משבצים את העובדים לפרויקטים, העובדים מדווחים. בקיצור- הכל קורה בשטח. 

ומה במשרד? כל היום רצים אחרי הדיווחים והנתונים של השטח, מתקשרים אליהם, הם מחזירים WhatsApp , הודעות, צילומים של חוזרים עם קבלנים ועוד ועוד… 

אז מה עשינו עד היום?

תמיד בפרויקטים מסוג זה, היינו מעלים מערכת ERP ,שמנהלת את כל הארגון – את הפרויקטים, ההוצאות, קבלני המשנה, הנה"ח.

עובדים איתה קצת בין 3 חודשים לשנה – תלוי ברמת האנרגיה של הלקוח להכיל שינויים, מתייצבים, ואז- מתחילים פרויקט אפליקציה לעובדי השטח. החיסרון- הזמן! 

ארגון שכל מה שחשוב לו זה פתרון לאנשי השטח, קצת מתייאש כשהפרויקט מתחיל דווקא במשרד

הרעיון

אם להודות באמת, הרעיון ממש לא היה שלי. 

סמנכלית הכספים של הארגון הציעה שנעשה הכל ביחד נכין ERP, נכין אפליקציה. נעלה אותם ביחד לאוויר – הכל ביום אחד, כך שכבר מהיום הראשון יעבדו כולם על האפליקציה. 

מערכת ה ERP תעבוד מאחורי הקלעים, כפלטפורמה לאיסוף הנתונים ולאנשי הכספים בלבד.

דעת הקהל

מיותר לציין שהרעיון לא התקבל באהבה אצל אף אחד מהקולגות שלי, למעשה כולם אמרו שזה שיגעון כללי, רעיון דיי גרוע ומסוכן, פרויקט ERP אמרו לי חברי, מספיק קשה בפני עצמו, אז לא רצוי להוסיף לו פרויקט נוסף.

משוגע זה יופי 

למרות עצת המומחים, או ליתר דיוק התנגדותם, הבנתי שמדובר בארגון שבאמת כולו מהשטח , מדובר בסמנכלית כספים חזקה שתיתן לי גב לפרויקט, וחוץ מזה, סטארט-אפ!

אז הלכנו על זה. 

הביצוע

ראשית בחרנו אפליקציה, לפי האפליקציה שנתנה לנו את המענה הכי טוב, בחרנו מערכת ERP, שהאפליקציה מתממשקת אליה. וכך לא היינו צריכים להשקיע בממשק. 

התרכזנו רק בצרכים של אנשי השטח, וזה מה שיישמנו, אלו הם הדברים היחידים שנכנסו ל ERP. את ההרחבות במערכת ה ERP, החלטנו- נעשה בהמשך. 

תכולת הפרויקט

הגדרנו שאת כל העבודה והנתונים שאנו אוספים על הפרויקט, העובד יוכל לבצע מהשטח.
למעשה – מיני ERP באפליקציה הכולל ניהול פרויקטים, שיבוצים, דיווחים, הזמנות מכירה, הזמנות רכש, ניהול מלאי ועוד – הכל דרך האפליקציה. הנתונים מתעדכנים בזמן אמת במערכת ה ERP המשרדית – כך שאנשי המשרד מקבלים דיווח ישיר ובזמן אמת מה קורה בכל פרויקט ופרויקט.

פרויקטים – העובד יקבל את כל רשימת הפרויקטים הרלוונטיים אליו, הכתובת, אנשי קשר, טלפונים, וכל נתוני הפרויקט. עובד עם הרשאה מתאימה יוכל גם להקים פרויקט מהאפליקציה, ולהחתים את הלקוח על ההזמנה.

שיבוץ עובדים – כל עובד יקבל את שיבוץ העבודה שלו לימים הבאים, יוכל לראות באיזה פרויקט וטווח שעות הוא משובץ בכל יום, לקבל הוראות עבודה מה עליו לבצע, וכמובן את נתוני הפרויקט הרלוונטיים – כגון כתובת, אפשרות ניווט, אנשי קשר בשטח וטלפונים. עובד עם הרשאה מתאימה יוכל לשבץ עובדים לפרויקטים שהוא מנהל.

דיווח עובדים – כל עובד יוכל לדווח את העבודה שביצע, מנהל הפרויקט יוכל לצפות בדיווחי העובדים ולדעת מה בוצע, ולקבל חיווי על שיבוצים שלא בוצע עבורם דיווח.

הזמנות מקבלנים/ספקים – מנהל עבודה, יכול לפתוח הזמנות רכש מספקים ולהזמין סחורה ושרותים – כל העלויות משויכות לפרויקט בזמן אמת.

ציוד מהמחסן – העובדים יכולים לאסוף ולהחזיר ציוד מהמחסן שנלקח לצורך ביצוע הפרויקט, ובאופן אוטומטי מתבצע חיוב של הציוד לפרויקט המתאים, ומתאפשרת בקרה וניהול של הציוד והמכשירים שנמצאים בפרויקטים השונים.

סקר שביעות רצון לקוח – בסיום העבודה, הלקוח ימלא את סקר שביעות הרצון, יחתום עליו, והמסמך יצורף אונליין לפרויקט.

כך עלינו לאוויר

זמן ההכשרה של העובדים- 3 שעות כולל הפסקות, קשקושים ומיני מאפים- אין מה להשוות לזמן ההכשרה שהיה נדרש אם היינו מכשירים אותם לעבוד על מחשבים ניידים על מערכת ה ERP, שלא לדבר על שביעות הרצון. 

ולסיכום, מהפכה אמיתית

זו היא גישה חדשה, קצת יצירתית, פחות מקובלת אבל נותנת פתרון מדהים, מהיר, וקל עם רמת שביעות רצון מטורפת!

יום לאחר עליה לאוויר ב 21:00, לאחר יום ללא דיווח על אף תקלה, מתקשרת אלי סמנכלית הכספים, בהתלהבות רבה ואומרת תודה. זו היא מהפכה!