עסק קטן/ בינוני? צריך מערכת מידע לניהול הארגון?

מדריך למתחילים

מועד פרסום: פברואר 2019

יש לך עסק עם יותר מ 10 עובדים? פעם הכול התנהל נהדר, הצלחת גדלת, מה השתנה?

הדור הממשיך נכנס לעסק וצריך לקחת את המושכות? התחרות גדלה וצריך להתייעל? דברים נופלים בין הכיסאות ויש טעויות והלקוחות כבר לא מרוצים כמו פעם? יתכן שהגיע הזמן, ומערכת כספים לא מספיקה לכם.

מאפה מתחילים? שאלות ותשובות למתמחשב המתחיל.

 

  1. CRM/ERP ומה ההבדל?

מערכת CRM – Customer Relationship Management – מערכת לניהול  קשרי לקוחות – המערכת תנהל את הלידים, הלקוחות, המכירות ותהליכים.

מערכת ERP – Enterprise Resource Management – מערכת שמנהלת את כל המשאבים הארגוניים, לידים, לקוחות, ספקים, מכירות, רכש, מלאי, שירות, הנהלת חשבונות. חלקם הם מוצר הבסיס ואת חלקם ניתן לרכוש כמודולים נוספים.

מערכת ה ERP כוללת בתוכה גם את ה CRM.

אז איך יודעים מה צריך? בדרך כלל ארגון שיש לו מלאי בעל ערך, צריך מערכת ERP.

 

  1. ERP זה לא גדול מדי בשבילי? אני הרי צריך לנצל רק % קטן ממנה

מערכת ERP מקיפה נושאים רבים, ומאפשרת גמישות והתאמה לארגונים שונים, אחד הדברים החשובים להצלחת פרויקט הוא להתמקד בעיקר הפעילות הארגונית, לטפל בשכיח ולא ביוצא דופן,  ולהשתמש במערכת (לפחות בשלב ההתחלתי של הפרויקט)רק במה שבאמת נחוץ לארגון.

חשוב להבין שהמערכת מגיעה עם אוסף יכולות ותהליכים רבים מאוד. האתגר הוא לעשות פרויקט קטן וקצר ולהתחיל לעבוד, את ההרחבות ניתן לעשות בהמשך.

רצוי מאוד לנסות להשתמש ביכולות המוצר שנרכש, ולהתאים את שיטת העבודה למערכת. במקרים בהם זה בלתי אפשרי, ניתן לפתח ולהתאים את המערכת לארגון.

 

  1. יש המון תוכנות בשוק, ממה להתחיל?

ניתן לחלק את המערכות לשתי קטגוריות עיקריות:

תוכנות של ספק יחיד 

בתוכנות של ספק יחיד, חברת התוכנה היא גם זו שעושה את היישום, נותנת את שירותי התמיכה והפיתוח.

יתרונות

  • כתובת אחת לכל הבעיות
  • לעיתים המערכת נועדה/ מתמחה בתחום ספציפי – לדוגמא ניהול נגריה/מפעל לעיבוד שבבי
  • לעיתים פתרון של ספק יחיד הוא זול יותר (בעיקר בתחילת הדרך)

חסרונות

  • אין גמישות בהחלפת הספק – לכן יש לבחון יציבות, איכות שירות
  • לעיתים כוח הפיתוח של הספק מוגבל, והמוצר לא מאפשר מספיק יכולות
  • לעיתים המערכות אינן מאפשרות התחברות למערכות אחרות

 

תוכנות עם ריבוי ספקים מיישמים 

במקרה זה חברת התוכנה עובדת בשיתוף פעולה עם חברות אחרות המתמחות ביישום תמיכה ותכנות.

יתרונות

  • יש ריבוי ספקים, ניתן לבחור לצורך היישום בספק בעל ניסיון בתחום שבו הארגון עוסק
  • בד"כ כוח הפיתוח של הספק גדול מזה של ספק יחיד של תוכנה, התוכנה גמישה יותר ומכילה פתרונות לנושאים עתידיים
  • בד"כ קיימים פתרונות רבים ייעודיים שפיתחו הספקים השונים -כגון אפליקציות ופורטלים, המיועדים למערכת הספציפית ולכן הממשקים כבר קיימים

חסרונות

  • לעיתים הפרויקט ההתחלתי יקר יותר (לצורך התאמת המערכת לארגון) יחסית לפתרון ורטיקלי המיועד לתחום הספציפי

 

  1. כמה יעלה לי פרויקט?

רצוי לתכנן את עלות הפרויקט לפני תחילתו. להערכת מחיר הפרויקט יש לכתוב אפיון-על – להגדרת תכולת הפרויקט. לקבל הצעות מחיר מספקים, ואז לסכם את כל העלויות הכרוכות בפרויקט – רישוי התוכנה, עלות היישום, עלות חומרה, עלות תשתיות, רצוי להוסיף   % 10-20 לעלויות נוספות ובלתי צפויות.

 

  1. מדוע נדרש לכתוב אפיון?

כתיבת אפיון משמעותו  הגדרת התכולה הכלולה בפרויקט, ניתן לכתוב אפיון – על בלבד, בתהליך מקוצר ובד"כ דיי מספק לצורך הערכת עלויות.

מומלץ שאת כתיבת האפיון יבצע גוף מקצועי שאינו תלוי בספק התוכנה המעמד לבצע את הפרויקט. רצוי להעביר את אפיון העל ליותר מספק אחד על מנת לקבל הערכת עלות.

לאחר בחירת הספק ותחילת העבודה, רצוי להגדיר אבן דרך לבחינת נכונות ודיוק התמחור – לאחר ביצוע אפיון מפורט ע"י הספק הנבחר.

 

6. הגדרת תכולת הפרויקט חשיבה על היעדים ועל אסטרטגיה העסקית – מה עיקר הפעילות

בהגדרת תכולת הפרויקט, רצוי לחשוב על מחשוב והתייעלות המצב הקיים, אך יחד עם זאת יש לחשוב גם קדימה, להתייחס לאסטרטגיה ארגונית, חשיבה על יעדים, פתיחת סניפים/יציאה לחו"ל, התממשקות למערכות של ספקים/ לקוחות, אפליקציות, יכולות BI, ועוד.

 

  1. השוואה בין האלטרנטיבות

באיתור מערכת ERP, חשוב להשוות בין אלטרנטיבות, ולא לרכוש את המערכת הראשונה שרואים, לצורך ההשוואה רצוי לראות הצגה של המערכות, לנתח מה הם היתרונות, חסרונות, מחיר והסיכון של כל אחת מהמערכות.

ניתן גם לעשות ניתוח מתקדם יותר ע"י מתן משקלות לסעיפים השונים, וחישוב ציון לכל מערכת.

 

  1. אני יכול לעשות את זה לבד?

בחירה של מערכת לניהול הארגון, קוראת אחת ל 5-10 שנים, ומומלץ לבצע אותה בצורה מקצועית על ידי יועץ חיצוני, שיש לו ניסיון והיכרות עם מערכות ERP שונות.

רצוי שהיועץ יהיה יועץ אובייקטיבי, ולא יועץ שהוא מיישם מערכת מסוימת.

 

  1. מה קורה אחרי שהמערכת עובדת?

השאיפה היא לייצר מצב שהארגון הוא עצמאי, ומסוגל לבצע בעצמו את התחזוקה השוטפת ושינויים קטנים, ארגונים שממשיכים להתייעל, כעבור מספר חודשים יוכלו להוסיף מודולים/ נושאים נוספים מעבר למערכת הבסיס. כגון – מודולים מתקדמים, ניתוח רווחיות מתקדם, אפליקציות שטח, פורטלים ועוד.

חשוב להבין שרוב הארגונים ממשיכים להוסיף לעבות ולשכלל את מערכת המידע שלהם, הדבר גורר השקעה כספית נוספת.