איך מייעלים את הארגון באמצעות מערכות מידע?

איך מתחילים פרויקט כזה? ומה מטרתו?

בשנים האחרונות, אני נתקלת יותר ויותר בארגונים אשר פתוחים ורוצים לבצע פרויקט התייעלות.

מה זה פרויקט התייעלות? הכוונה היא לביצוע פרויקט שמטרתו ליזום או להציע פרויקטים שמביאים ערך לחברה, או במילים אחרות, לעשות את הדברים בצורה טובה יותר.

לא פשוט להחליט על פרויקט התייעלות

איך מחליטים על פרויקט מערכות מידע?

ברוב המקרים, עולה מהשטח צורך, ואז נותנים לו פתרון/מענה, אם בצורת הוספת מערכת מידע נוספת, עיבוי המערכת הקיימת, אוטומציה או פרויקטי מערכות מידע אחרים.

אבל פרויקט התייעלות, עובד אחרת לגמרי!

הארגון מחליט לתת אמונו במישהו(בד"כ יועץ חיצוני) שילמד ויסתובב לו בארגון, ואז יציע מה הם הפרויקטים שלדעתו כדאי לבצע בארגון.

למה זה כל כך קשה?

זה קשה מסיבות רבות, בעיקר בגלל חסמים /חששות מסוג זה

• איך ייתכן שמישהו חיצוני שלא מכיר את החברה שלי, ידע טוב ממני מה החברה שלי צריכה?
• יש לי הרבה נושאים מאוד ייחודים בחברה שזר לא יבין.
• איזה מין פרויקט זה לעשות רשימת פרויקטים נדרשים.
• אני משלם על המלצה לפרויקטים, כלומר – אין לי ממש תוצר ממשי שאפשר להשתמש בו.
• יש לי רשימה כל כך ארוכה של פרויקטים שאני צריך לעשות.

מדוע ארגונים בכל זאת בוחרים לבצע פרויקט כזה?

• דווקא מישהו חיצוני יכול לדעת טוב ממני, מה החברה שלי צריכה. לאדם שמכיר חברות רבות, יש ראייה רחבה של תהליכים בארגונים אחרים, יש לו יכולת להצביע על תהליכים לא הגיוניים או מסורבלים, על מערכת שלא נותנת פתרון לארגון והיכרות עם פתרונות קיימים בשוק לבעיות העולות בארגון.
• לכל חברה, יש את הייחודיות שלה, אבל יישום פשוט ונכון הוא דווקא למצוא איך ניתן להשתמש במוצר כפי שהוא, ולהגדיר פיתוח ושוני רק במקומות בהם זה באמת נדרש.
• הכנת רשימת פרויקטים שיכולים להביא ערך לארגון, כמוה כבניית תוכנית עבודה טובה ממש, כזו שתגרום לארגון להשקיע בפרויקטים הנכונים להתפתחות הארגון.
• ארגון שמחליט לבדוק בדיקה אמיתית וכנה, אלו פרויקטי מערכות מידע באמת נחוצים לו, עשוי לגלות הפתעות חיוביות וערכים גבוהים שנמצאים בפרויקטים שהם ממש אפשריים וישימים.
• תמיד יש רשימה ארוכה של פרויקטים שצריך לבצע, ותמיד צריך לבחור ולתעדף, אז רצוי היה שהתיעדוף יהיה נכון, ופרויקט שמבצעים אכן יביא את הערך הרצוי לארגון.

למה נדרש יועץ חיצוני?

אורח לרגע, רואה כל פגע. מכירים?

אורח בבתים רבים מזהה מהר יותר פגמים.

ברוב הארגונים, הידע נמצא בבית, העובדים יודעים הכי טוב – אפה מתבזבז זמן, איפה ניתן לחסוך ולהתייעל, מה הם הטעויות שחוזרות על עצמן. רק שאף אחד לא שאל אותם את כל השאלות האלה, זה לא התפקיד שלהם ולעיתים הם לא חושבים שמצופה מהם לחשוב על הנושאים האלה, או חמור מכך – להעלות אותם למעלה.

המחלקות בארגון שמבקשות פרויקטי מערכות מידע והתייעלות -הן בדרך כלל כאלה, שיושב בהם מישהו שעבד במקומות אחרים, ראה תהליכים יעילים יותר, בעל מוטיבציה ורצון להציף ולדחוף, אבל האנשים האלה, לא קיימים בכל מחלקה ובכל ארגון.

יועץ חיצוני, אינו מושפע מהיכרות עם ההיסטוריה של העובדים, מנותק מהפוליטיקה הארגונית.

לכן כאשר הוא פונה לעובדים ומבקש מהם לספר על הבעיות, ולהיות חלק מחשיבה על התייעלות, הוא משמש עבורם כתובת נוחה ואובייקטיבית, הגורמת לעובדים להרגיש חלק מתהליך, לחשוב על רעיונות, ולהפוך ליזמי הפרויקטים הטובים ביותר לארגון.

אז מה נשאר ללקוח לעשות?

להחליט שבא לו לפתוח את הראש, לאפשר ליועץ ללמוד ולהציע את הפרויקטים שבאמת יקדמו את הארגון, לתת גב הנהלה חזק לתהליך, לפנות את העובדים ולהדגיש את חשיבות הפרויקט ושיתוף הפעולה,

והכי חשוב – לאחר קבלת רשימת הפרויקטים המומלצים, לקבוע סדרי עדיפויות – ולהתחיל בביצוע!