טופס פשוט. רק אישור קטן. שלחנו במייל לכולם – מה הבעיה?
הבעיה היא ששלחנו לכולם. וזה אומר שאף אחד לא מרגיש שזה עליו.
זה מה שקורה בארגונים שאין להם תהליך אישור ברור – אז מאלתרים. מצרפים במייל את כל מי ש"צריך לדעת", בתקווה שמישהו יאשר.
לפעמים המייל עובר הלאה, לפעמים הוא נשאר יתום. ובינתיים – ההחלטות לא מתקבלות, העיכובים נערמים, ואנשים מתוסכלים.
בשיחה עם סמנכ"ל כספים בשבוע שעבר, הוא הראה לי טופס כזה. "זה תקוע כבר שבוע. ואני אפילו לא יודע אצל מי."
וכאן טמון ההבדל בין "יש לנו תהליך" לבין "יש לנו תהליך שמנוהל היטב".
בואו נדבר על מה זה באמת תהליך אישור אפקטיבי:
1. אחריות ברורה – לכל שלב בתהליך יש בעל תפקיד מוגדר. לא "כולם", לא "מי שצריך" – מישהו אחד שהוא הכתובת.
2. קריטריונים לאישור – למה צריך את האישור? על סמך מה מחליטים? ברגע שזה לא ברור – האישור נהיה בירוקרטיה חסרת ערך.
3. מעקב ודחיפה – מערכת שיודעת לעקוב אחרי סטטוס, לשלוח תזכורות, ולוודא שהכדור לא נופל בין הכיסאות.
4. שקיפות לכל אורך הדרך – מי כבר אישר, מי עוד לא, איפה זה תקוע. כשאין שקיפות – יש השערות, כעסים, ועצירות מיותרות.
5. מדידה ובקרה – כמה זמן התהליך נעצר בכל תחנה והאם ניתן לקצר זאת?
אבל אולי הכי חשוב: תהליך אישור לא צריך להרגיש כמו "עוד בירוקרטיה". הוא אמור לתמוך בעבודה – לא לעצור אותה. הוא אמור לייצר ודאות, לא עומס.
והדרך להגיע לשם? היא לא בהכרח מערכת חדשה. לפעמים כל מה שצריך זה לשאול את השאלות הנכונות:
* מי מאשר כל דבר – ולמה?
* איפה נתקעים הכי הרבה?
* האם אפשר לאחד שלבים או לקצר אותם?
* האם אפשר להפוך חלק מהאישורים לאוטומטיים?
היכולת לפשט תהליך, לדייק אותו ולחבר אותו למערכת אחת – זה ההבדל בין ארגון ש"רודף אחרי אישורים" לבין ארגון שפשוט מתקדם.
כי אישור זה לא רק חתימה. זה תהליך עסקי.
וכשהוא לא מנוהל – הוא עוצר את כל השאר.
💬 איך נראה תהליך האישור אצלכם? זריז ויעיל – או טופס שמתגלגל במייל שבועיים?
