לפעמים זה מתחיל במשפט התמים:
"עזוב, אנחנו נסתדר לבד. זה שינוי קטן."
כך התחילה שיחה עם מנכ"ל של חברה שהחליטה לעדכן תהליך עבודה בין המכירות למחסן – בלי לערב אף אחד מבחוץ.
ההיגיון היה ברור: למה להוציא זמן וכסף על משהו פשוט?
בפועל, קרה ההפך.
בלי מיפוי מסודר ובלי בדיקה של ההשפעות, נולד תהליך כפול:
🔁 הראשון – הנתון החדש נשאר במערכת ה־ERP, כמו שהיה תמיד.
🔁 השני – הופיע קובץ אקסל חדש שרק מישהו יפיק כל יום עם הנתון שיהיה למחסן נח, “רק כדי לוודא שלא נפספס”.
התוצאה?
• כל הנתונים שהמחסן צריך- במערכת ה ERP
• הנתון החדש באקסל
• עוד עבודה- אחת ליום צריך להפיק את האקסל
• לפני משלוח של כל הזמנה צריך לזכור להסתכל גם באקסל.
• לצורך קבלת דוח- יש לחבר בין נתוני המערכת לאקסל ידנית
• לא תמיד זוכרים, אז יש חוסר אמון בדו"חות
• בזבוז שעות יקרות של עובדים
• עוד אי חדש של מידע נוצר בארגון
כשנפגשנו שוב, הוא חייך במבוכה:
"נדמה לי שהסתדרנו קצת יותר מדי… ועכשיו זה עולה לנו כפול."
ופה טמונה הבעיה האמיתית:
כשאין מישהו שמחזיק את כל התמונה של מערכות המידע והתהליכים, כל מחלקה פותרת לעצמה בעיות מקומית – והתוצאה היא איים של מידע, חוסר חיבור, וכאוס ניהולי.
המסקנה שלי?
גם שינוי קטן צריך לעבור דרך מי שרואה את כל המפה – העסק, התהליך והמערכת – ולא רק את הפינה שלו.
זה בדיוק התפקיד של ניהול מערכות מידע במבט כולל: לשמור על חיבורים, למנוע כפילויות, ולוודא שכל חלק משתלב בתמונה אחת ברורה.
