לפני חודש עבדתי עם חברה בינונית בתחום השירותים.
בישיבת ההנהלה אמרה לי סמנכ"לית התפעול:
"יש לנו הכול – CRM, ERP, מערכת שירות, BI, קצת אקסלים… כל אחד עובד עם מה שנוח לו. הכול בסדר."
האמת? זה ממש לא היה בסדר.
זה הפוסט ה־2 מתוך סדרת תכנון מערכות המחשוב 2026 – והיום נדבר על מיפוי מערכות מידע בארגון.
זה הרבה יותר מטבלת אקסל.
אפשר להתחיל לעשות את זה לבד? בהחלט – עד סוף הפוסט אסביר כיצד…
🕳 המלכודת הנסתרת
כשכל מחלקה עובדת עם הכלים שלה, לכאורה כולם מרוצים – בפועל אף אחד לא רואה את התמונה המלאה:
• מבקשים דו"ח – ואף אחד לא יודע מאיזו מערכת להוציא
• מתגלה טעות – ולא ברור היכן קרתה
• לקוח שואל – והנציג צריך להתקשר לשניים אחרים
• כל תהליך בין-מחלקתי מרגיש כמו פרויקט
התוצאה: תגובה איטית, חוסר זיהוי צווארי בקבוק בזמן, ושיפור קטן מרגיש כמו טיפוס על קיר בטון.
🧩 זה לא סיפור על טכנולוגיה – זה סיפור על הנהגה
כשמערכות לא מדברות, גם האנשים מפסיקים לדבר.
מתקבלים "איים" של מכירות, שירות, תפעול וכספים –
וכל גשר ביניהם הוא חיבור ידני וזמני שמישהו מחזיק בכוח.
🗺 מהי מפת מערכות מידע
זו לא רשימה של "איזו מערכת יש לכל מחלקה", אלא תמונה חיה שמראה:
• את זרימת הנתונים בין המערכות בארגון
• את זרימת התהליכים העיסקיים
• אילו מערכות קיימות ואיך הן מתחברות
• איפה יש כפילויות וחורים
• מי משתמש במה, ולמה
• איזה נתונים עוברים – ואיזה נתקעים
במיפוי אמיתי מגלים הפתעות: שתי מחלקות עם מערכות שונות לאותה מטרה, מערכת אחת שעושה עבודה של שתיים,
או נתונים קריטיים שעוברים דרך אקסל של עובד אחד.
⚠️ טעויות נפוצות
• עצירה בשלב "מה יש" בלי לבדוק מה קורה בפועל
• התעלמות ממשתמשי קצה – הפער בין תפיסת ההנהלה למציאות
• הזנחת תהליכים בין-מחלקתיים
✅ איך עושים נכון
• ראיונות עם מנהלים ומשתמשי קצה
• שרטוט המצב הנוכחי כולל חיבורים וכפילויות
• ציון תהליכים ידניים כחלק מהמערכת בפועל
• זיהוי נקודות חיכוך ובזבוז
• הגדרת נקודות לשיפור
💡 התועלת הגדולה
מפה טובה היא בסיס מעולה להבנת המצב הנוכחי וגם לתכנון קדימה:
• סדרי עדיפויות בהשקעות
• זיהוי צווארי בקבוק מראש
• חיבור בין מטרות עסקיות לכלים
• מניעת פרויקטים כפולים
• יצירת שפה משותפת בין הנהלה, תפעול וכספים
🛠 איך להתחיל לבד
• תבחרו תהליך אחד שאתם רוצים לטפל בו
• ציירו תרשים של זרימת השלבים בתהליך
• בכל שלב שימו אייקון (האם ידני/ אוטומטי)
• בשל שלב ציינו האם זה במערכת מידע/ אקסל/ קלסר….
• ציינו איזה מחלקה מבצעת את השלב
• שרטטו חיבורים ומקומות שבהם המידע נתקע
• חפשו כפילויות
• שאלו: מה תרצו לראות אחרת במפה הזו ב־2026?
🚀 מה הלאה
בפוסט הבא – הפער בין מה שהמערכת יכולה למה שהארגון באמת עושה איתה.
❓ שאלת סיום
אם הייתם מציירים עכשיו את מפת מערכות המידע שלכם – איך היא הייתה נראית?
