השקעתם הון במערכת מתקדמת – אבל בפועל משתמשים רק ב־5% מהיכולות שלה?
אתם לא לבד.
כמו שהבטחתי, זה הפוסט ה־3 מתוך סדרת תכנון מערכות המחשוב 2026 –
היום נעסוק בפער שבין מה שהמערכת יכולה לעשות לבין מה שהארגון באמת עושה בפועל.
בהמשך הפוסט גם תקבלו דרך פשוטה לבדוק את הפער הזה בעצמכם.
📉 המציאות בשטח
לפני כמה חודשים עבדתי עם חברה מסחרית גדולה.
הם השקיעו הון בשדרוג מערכת ה-ERP עם עשרות מודולים ותוספים.
שאלתי את צוות התפעול:
“איזה % מתהליכי העבודה שלכם באמת מנוהלים דרך המערכת?”
"קטן" הוא ענה
"ובכמה מהמודולים נהאלה אתם באמת משתמשים?"
הוא חייך במבוכה: “בערך… חמישה.”
זו תופעה נפוצה: המערכת מאפשרת, אבל הארגון נשאר בהרגלים ישנים:
• מלאי מנוהל באקסל, עם מאקרו מהמם שמישהו כתב פעם
• פגישות מכירה ביומן האישי, לא במערכת
• דו"חות ידניים במקום הפקה אוטומטית
התוצאה: ההשקעה לא ממומשת, והערך העסקי אובד.
🚦 החוכמה האמיתית
העניין הוא לא "להשתמש בהכול".
מערכות היום אינסופיות בפונקציות.
המטרה: שכל מה שהארגון באמת צריך – ינוהל בתוך המערכת (ולא באקסלים, מיילים וקבצים חיצוניים).
🔍 למה זה קורה
• היישום במערכת אינו מותאם לתהליך ולצרכים העיסקיים
• לעיתים המערכת לא נותנת מענה
• לעיתים מדובר בחוסר ידע – הדרכה לא מספקת או לא מותאמת לשגרה
• לעיתים פשוט עובד אחד מחליט שהוא עובד אחרת או – התנגדות לשינוי – "ככה עבדנו תמיד"
• ובד"כ זה שילוב בין מספר מהמרכיבים מעלה
📊 דוגמה מהשטח
בארגון שפנה אלינו , המערכת אפשרה ניהול מלאי בזמן אמת – בפועל אחת לשבוע מישהו ירד למחסן, ספר את המלאי ועדכן ידנית.
המשמעות: החלטות על בסיס נתונים ישנים, איחורים באספקה, מלאי עודף, רכש לא מדויק, תקיעות בייצור, כלומר – הפסדים של מאות אלפים בשנה.
חודשיים של עבודה ממוקדת – בלי להחליף מערכת – העלו שימוש ב־60% וקיצרו זמני אספקה ב־25%.
🛠 איך מאתרים פערים
• מיפוי תהליך העבודה וזרימת הנתונים – כמו שלמדנו בפוסט הקודם בסידרה
• ראיונות עם משתמשים – מה עוצר אותם
• תצפיות בשטח – לראות בפועל איך עובדים
• איתור וטיפול בתקיעות בתהליך – העמקת יישום במערכת
• השוואה למטרות המקוריות – האם המערכת תומכת ביעדים?
אם לא – אז שוב עד שכן.
💡 התועלת הגדולה
זיהוי הפערים מאפשר:
• לשים את האצבע על הנקודות שפוגעות בתהליך עבודה תקין
• לבצע העמקת יישום בצווארי הבקבוק
• לקצר תהליכים ולצמצם טעויות
• לשפר איכות נתונים ודיווחים
• להקל על העובדים ולהעלות שביעות רצון
• לייצר מידע אמין ומלא שיהיה בסיס לקבלת ההחלטות
🚀 המפתח – בעלות ניהולית וגיבוי הנהלה
מערכת היא לא "פרויקט IT" שנגמר ביום ההטמעה.
צריך מנהל פרויקט / צוות ייעודי שמוודא שהיא משרתת את המטרות, מתעדכנת עם שינויים עסקיים ונשארת רלוונטית.
והכי חשוב – גיבוי הנהלה: להקצות זמן ואנשים מכל המחלקות, אחרת המערכת לא תוטמע באמת.
🛠 איך להתחיל לבד
• תבחרו תהליך/ נושא אחד לטפל בו
• נתחו את תהליך ושרטטו את תרשים הזרימה שלו
• דברו עם 5-6 משתמשים – מה חסר להם
• עקבו אחרי תהליך שלם וחפשו שלבים ידניים מיותרים
• ציינו את הפערים – מה הייתם רוצים
• פנו לגוף היישום והעבירו להם את רשימת הדרישות, שיציגו וידגימו איך ניתן ליישם
🔜 מה הלאה
בפוסט הבא נדבר על אחד הגורמים הכי שקטים – אבל הכי משביתים – בצמיחה: צווארי הבקבוק.
❓ שאלת סיום
באיזו מערכת בארגון שלכם אתם יודעים שיש יכולות שלא מנוצלות?
