כולם מדברים על יעילות. במיוחד כשמדובר במערכות מידע:
מהירות, אוטומציה, קיצורי תהליכים. אבל בשטח לפעמים אני מגלה חוסר התאמה והיגיון בין יעילות טכנולוגית ויעילות אנושית –
זה לא תמיד הולכות יחד. ובדרך כלל מדובר בשני סיפורים שונים.
לפני כמה שבועות ליוויתי ארגון שביקש "לייעל את המחלקה". המערכת הייתה מצוינת:
אוטומציות, תזכורות, דשבורדים. על הנייר הכל זרם flawlessly.
ובכל זאת – המחלקה עצמה הייתה תקועה. מלא עומס, מלא עיכובים, מלא "תן לי לבדוק, אני חוזר אליך אחר כך".
ביקשתי לשבת עם אחת העובדות הוותיקות, ואחרי כמה דקות היא אמרה משפט פשוט:
"המערכת יודעת לרוץ מהר. אני פשוט לא יכולה לרוץ באותו קצב."
לא הייתה כאן בעיה טכנית. הייתה כאן בעיה של התאמת המערכת לאנשים שמאחורי הקלעים.
המערכת צריכה להתאים לתהליך, לכח אדם.
לא ניתן להניח שמשתמש יאשר הזמנה תוך כמה דקות, יש לו עוד כמה דברים שהוא עושה במהלך היום.
והמערכת? היא לא יודעת את זה. היא ממשיכה לרוץ קדימה, בתהליך לא הגיוני ולא מתאים.
ובדרך נוצרת תחושה של כישלון – כאילו האנשים הם אלה שלא עומדים בקצב.
אבל האמת רחוקה: המערכת לא מתאימה לתהליך ולארגון.
אז לפני שמאשימים עובדים ב"חוסר הסתגלות", כדאי לשאול שאלה אחרת:
האם בנינו מערכת שמתאימה לבני אדם – או מערכת שמתאימה רק לחלום שלנו על יעילות?
👀 בכל פעם שאני רואה פערים כאלה, אני שואלת:
באמת חשבתם יחד ושיתפתם את כל המשתמשים בתהליך האפיון? או שהנהלה החליטה הכל לבד?
