איך מייעלים את הארגון באמצעות מערכות מידע?

מערכות מידע יכולות לעזור לכם להעביר את המקל

בשנים האחרונות עשיתי הרבה פרויקטים במפעלי ייצור, חלק נכבד מהם, הם עסקים משפחתיים.

הפתיע אותי שדווקא במפעלי ייצור, יש המשכיות של הדור הצעיר, בשונה מעסקים אחרים, שהבעלים מספרים לי שאף אחד מהילדים לא מעוניין להמשיך וכל אחד בשלו.

אולי הקסם שבתעשייה, התחושה הזו שעושים עבודה אמיתית, מספקים עבודה ומפרנסים משפחות רבות לאורך שנים, היא שמושכת את הדור הצעיר להצטרף להורים ולאט לאט להיכנס לעניינים ולקחת את הפיקוד.

כשאני מגיע לחברה משפחתית, השאלה הראשונה שלי היא, כמה משפחתית. ישנם עסקים שהאבא, הכניס את הבן – שימשיך, ישנם עסקים שנכנסו מספר ילדים, ישנם כאלה שגם האח של האבא שם, וישנם המרתקים ביותר שכולם שם! גם הדוד והדודה, והאמא, והבת דודה ועוד ועוד.

מה זה המעבר הבין דורי?

המעבר הבין דורי הוא כינוי להעברת המקל בארגונים בין הדורות, מדובר בעסקים משפחתיים, יש את הדור המייסד, שמכניס לארגון את הדור הצעיר, בשלב כלשהו מחליט שהוא רוצה להעביר את המקל ולתת לדור הצעיר לנהל את הארגון, נשמע פשוט, נכון?

אז לא! ממש לא.

לדור המייסד ככלל (בחוות דעת נטולת מיומנויות פסיכולוגיות) יש DNA של דור אסרטיבי, שהקים עסקים שהעסיקו עשרות ומאות עובדים במשך שנים רבות, ניסיון חיים, ניסיון ניהולי רב, מיומנויות ומקצועיות עם ותק וקבלות, אנשים חרוצים ואמינים (אחרת לא היו שורדים).

הדור הצעיר – הילדים כפי שאני מכנה אותם, נכנסו למפעל עובד, חלקם למדו והתמחו בנושאים שיכולים לתרום רבות למפעל, אבל קצת קשה לקחת את המושכות, כשבחדר ליד, יושב מישהו שבטוח יודע יותר טוב.

הקושי הזה בהעברת המקל, נובע מסיבות רבות. לפעמים לדור המייסד קשה לשחרר, לפעמים לדור הילדים קשה לקחת, לפעמים זה קשור בשלל סיבות אישיות, או אפילו בכלה או בנכדים, לפעמים העניין הוא תהליך הכשרה קלוקל דווקא בגלל שזה הבן של, או מגוון רחב של סיבות אחרות שבגללן הכל מתערבב והעברת המקל נהיית כל כך קשה.

אז מה לזה ולמערכות מידע?

פסיכולוגים, יועצים ארגוניים, עורכי דין ובעלי מקצוע נוספים עוזרים היום לארגונים להתמודד עם המעבר הבין דורי כל אחד בתחומו. והנה, גם אנחנו אנשי מערכות המידע תורמים לעניין.

מערכות מידע, מאפשרות ניהול הארגון בצורה ממוחשבת, כלומר, כל מיני דברים שהיו ידע אישי של הדור המייסד והיו טמונים בראשו, יכולים להיות ממוחשבים, ואז לדור הצעיר קל יותר לקחת את המושכות.

דוגמאות?

אם הדור המייסד פשוט ידע מי הם הלקוחות החשובים, שמקבלים יחס VIP, אז במערכת מידע ניתן נהל את רשימת הלקוחות, עם כל הפרטים, הטלפונים, אנשי קשר לפי סוגים (כך שיהיה ברור עם מי סוגרים עסקה ולמי בארגון שולחים את החשבונית) עם הסיווג שלהם ללקוח רגיל או VIP.

אם הדור המייסד יודע בע"פ איזה חומר גלם כדאי לקנות מאיזה ספק, אז מערכת מידע פשוט יכולה לנהל את כל הספקים, וגם את כל חומרי הגלם, ואת היסטוריית הרכישות מהספקים, את המחירים ומי הספק המועדף עבור כל אחד מחומרי הגלם.

אם הדור המייסד יודע כמה זמן בערך לוקח לייצר כל מוצר, אז במערכת מידע ניתן לנהל את זמן התקן לייצור מוצר, את תהליך העבודה, את הוראות העבודה, וכל נתון אחד שדור המייסדים פשוט זוכר.

אז לסיכום, מערכת מידע מביאה את הארגון למצב של תפקוד עם מינימום ידע אישי בראש, מקסימום ניהול הידע, בשקיפות מלאה בתוך מערכת, מאפשרת שליטה, הצפת נתונים, צמצום אזורי העמימות, ותחושה של הדור הצעיר, שזה דווקא אפשרי.

כמה טיפים איך להכניס את הדור הצעיר

להתחיל מלטה – אם אתם רוצים שהילדים שלכם יעריכו, וידעו לנהל את הארגון לפחות כמוכם, תנו להם להתחיל מלמטה, בדיוק כפי שאתם התחלתם. כן, כן, אולי לא מקובל אבל בטח לא בושה, ומבטיחה עם קבלות שזה עובד, שילבשו בגדי עבודה, וירדו לכמה חודשים ברצפת הייצור ויעבדו לצד אחרון הפועלים.
הגדרת תפקיד – הבינו? למדו? – תנו להם תפקיד ואחריות, אחד הקשיים השכיחים שאני נתקלת בהם – זה הדור הצעיר שמסתובב במפעל, ולא יודע מה תפקידו (גם שאר עובדי המפעל לא יודעים), חשוב וכדאי לתת לו תפקיד, ואחריות, כמו כל עובד אחר.
מערכות מידע – אם במקרה הדור הזה, מבין ויכול לקחת את תפקיד אחראי מערכות המידע בארגון, זה באמת נהדר, שליטה על מערכת המחשוב מקנה הרבה ידע, ויחד אתו כוח והבנה איך המפעל עובד, ויכולת לשפר וליעל אותו.

האם זה מספיק ופותר את כל הבעיות?

לא ממש.

מערכת מידע יכולה לייצר הרבה סדר בארגון, לתמוך בתהליכי עבודה מסודרים, לנהל את הידע, אבל עדיין מומלץ בעסקים משפחתיים לטפל במקביל גם בכל שאר הגורמים.

כגון הגדרת סמכויות, הסכמים משפטיים, הגדרת שיטות עבודה ועוד.

איך מתחילים?

אם אין מערכות מידע? מצא לך יועץ שיעזור בתהליך בחירה ויישום של מערכת מידע מתאימה.

אם יש מערכות מידע? מצא לך יועץ שיעזור להגדיר מה הן הבעיות ויבחן האם ניתן לפתור אותן באמצעות העמקת היישום של המערכת מידע הקיימת.

מערכות מידע ככלי להתמודדות עם המעבר הבן דורי