איך אפליקציות שטח גורמות להתייעלות בארגון?

בארגונים רבים ישנם אנשי שטח

אנשי שטח הם עובדים אשר מרבית עבודתם מתבצעת מהשטח ולא מהמשרד.

שכיח בתפקידים: כגון אנשי שירות, אנשי מכירות, נהגים, טכנאי שטח ואחרים.

איך התבצע בעבר הקשר בין המשרד לבין עובדי השטח?

במרבית הארגונים העברת האינפורמציה בין השטח למשרד התבצעה בצורות שונות – על ידי הודעות, Whatsapp, דפים, טלפונים ועוד.
העברת המידע והתקשורת בין אנשי השטח – שהם בדרך כלל אנשי הביצוע לבין המשרד – האחראים על הניהול והתיעוד היא חשובה והיא תנאי הכרחי לתפקוד הארגון.

העברת המידע יכולה להיות בנושאים רבים, כגון – לקוחות, אנשי קשר, טלפונים, לידים, הזמנות מכירה, קריאות שירות, סטטוס טיפול, משימות ועוד ועוד.

והיום? אפליקציות שטח!

אפליקציות השטח מאפשרות לעובדי השטח להיות מחוברים למערכות המידע הפנימיות של הארגון בזמן אמת.

האפליקציות מאפשרות לאנשי השטח לעדכן בזמן אמת את כל הנתונים במערכת התפעולית הפנימית (ERP) בעצמם.

בכך נחסכת העברת הנתונים להקלדה במשרד, בזבוז זמן כפול – של עובדי השטח ושל עובדי המשרד, מזעור טעויות ועוד תועלות רבות אחרות.

יישום אפליקציה זה פרויקט יקר, איך נדע האם הוא כדאי לארגון שלנו?

פרויקטי מערכות מידע הם לא זולים, אבל לצורך בחינה נכונה, כדאי לבדוק ROI – החזר השקעה של הפרויקט.

השאלה החשובה היא האם העלות של המערכת נמוכה מהחיסכון שיתאפשר לנו בעזרת יישום האפליקציה, או – תוך כמה זמן אנו מעריכים שיהיה לנו החזר השקעה בגין הפרויקט? אלו הן שאלות חשובות שכדאי לנו לשאול כבר בתחילת הפרויקט.

מה בסרטון?

בסרטון אני מסבירה על התועלות של אפליקציית שטח לארגון.

במשרד – חיסכון בזמן הקלדה, חיפוש ותיוק ניירת, הקטנת כמות הטלפונים בין העובדים הפנימיים ואנשי השטח, פינוי זמן לטיפול בעבודה ובלקוחות.

בשטח – אנשי השטח מקבלים את כל הנתונים המעודכנים על הלקוחות/ ההזמנות/ הסטטוסים/ הייצור – בזמן אמת, יכולים לעדכן מידע בזמן אמת בכל נושא ללא יצירת קשר עם המשרד,

תקשורת בין אנשי השטח למשרד – פשוטה וטובה יותר אנשי השטח יכולים להעביר ולקבל מידע מהמשרד דרך האפליקציה, מבלי להטריח את אנשי המשרד, מבלי להתקשר אליהם פעמים רבות ומבלי להמתין להם כלל.

מזעור טעויות –  כיוון שאנשי השטח מעדכנים את הנתונים בעצמם, נמנעות טעויות, שנובעות בשל עיכוב/ אי הבנה בהעברת המידע למשרד.

שיפור איכות השירות והמידע – בשל עדכון המידע אונליין, לארגון מתאפשר מתן שירות טוב ומדויק יותר ללקוח, גמישות יותר גבוה, חיסכון בניירת ונראות טובה יותר אל מול הלקוח.

ולסיכום

כאשר בוחנים פתרון מסוג זה, יש לבחון את ההכנסות וההוצאות בגין פרויקט כזה, לעתים מגלים שההתייעלות מביאה חיסכון גדול תוך תקופה קצרה.

ויחסית לפרויקט ה ERP?  זה פרויקט הרבה יותר קצר זול ופשוט, עם ערך אדיר.