טיפ שביעי ואחרון לימי קורונה – ביצוע השוואה ובחירת מערכת

טיפ שביעי ואחרון לימי קורונה – ביצוע השוואה ובחירת מערכת

בסרטונים הקודמים :

טיפ 2-5 לימי קורונה, הסברתי איך מנתחים את התפקוד של מערכת המידע, ואיך בודקים האם כדאי לנו לבחון החלפה של מערכת המידע

החלטתם לבחון את החלפת מערכת המידע?

בסרטון הקודם – טיפ 6 לימי קורונה,  הסברתי על השלב הראשון של בחינת החלפת מערכת – כתיבת אפיון צרכים, מה מטרתו ותכולתו.

בסרטון הנוכחי, אשלים את תהליך בחירת מערכת ע"י הכנת מסמך השוואה בין מערכות וקבלת החלטה מה היא המערכת שהכי מתאימה לנו.

מה זה מסמך השוואה, ומה מטרתו?

זה הוא מסמך המאפשר לנו ביצוע השוואה אובייקטיבית בין המערכות.

למה צריך מסמך השוואה? מסמך אפיון הצרכים שהכנו, מרכז את התכולה המבוקשת של המערכת, לאחר מכן החלטנו שאנחנו בוחנים 2-3 מערכות.

מסמך ההשוואה יאפשר לנו להחליט מי מהמערכות היא המתאימה לנו ביותר.

ראשית, נעביר את אפיון הצרכים לחברות היישום על מנת שיוכלו ללמוד ולהכין הצגת מערכת מתאימה לנו.

נתאם הצגת מערכות, רצוי בהצגת המערכות תהיה באותו יום, או בימים עוקבים.

לקראת הצגת המערכות – נכין אקסל השוואה לפי נושאים, יש להכין רשימת תחומים ונושאים שמעניינים אותנו, מסמך ההשוואה הוא למעשה תמצות של מסמך האפיון

נרשום את רשימת המערכות ,ועבור כל מערכת תחומים ונושאים שחשובים לנו, ואנו רוצים לבדוק האם יש להם מענה במערכות

מילוי תשובות במסמך ההשוואה

רצוי בזמן הצגת המערכות, למלא את מסמך ההשוואה – האם המערכת מספקת מענה – האם המענה מלא או חלקי, האם נדרש פיתוח?

ניתן להשתמש במסמך לצורך הכוונת הדיון בזמן הצגת המערכת

לאחר קבלת אפיון, ופגישת הצגת מערכת, הספקים יוכלו לתת לנו הערכת עלויות

לעיתים ההחלטה היא פשוטה וברורה, במעבר מסודר על מסמך ההשוואה

ניתן להדגיש בצבעים באקסל, יתרונות/ חסרונות של המערכות

למי שרוצה מדידה אובייקטיבית הכוללת את כל הסעיפים, ניתן להכין משקלות לכל אחד מהסעיפים, להזין ציון לכל סעיף ומערכת, ולעשות ממוצע משוקלל

אל תשכחו שבסוף…..מדובר באנשים, תנו חשיבות גם לכימיה שלכם עם הספק

זכרו, לחלק מהמערכות יש מספר חברות יישום שיוכלו לבצע אצלכם את הפרויקט, ולכן לאחר שבחרתם מערכת, ניתן להיפגש עם יותר מספק מיישם אחד, ליישום הפרויקט.

אפיון הצרכים ומסמך ההשוואה, יאפשרו לכם לקבל הערכת עלויות גסה, ברוב המקרים היא מספיקה לצורך בחירת הפתרון.

הערכה מדויקת יותר תוכלו לקבל לאחר כתיבת אפיון מפורט.

מתלבטים? בחירת מערכת מידע והשוואה בין האפשרויות הקיימות בשוק הוא תהליך מאוד חשוב לארגון, אשמח לבצע יחד אתכם את התהליך, צרו קשר וקדמו את הארגון שלכם