טיפ שישי לימי קורונה – בחירת מערכת מידע, כתיבת אפיון צרכים

טיפ שישי לימי קורונה – בחירת מערכת מידע, כתיבת אפיון צרכים

בסרטונים הקודמים, הסברתי בשלבים:

איך בוחנים בשלבים את מערכת המידע הקיימת, ומה הם הפרמטרים לקבל החלטה שאתם לא מרוצים ממנה ורוצים לבחון חלופות.

בסרטון הנוכחי ובסרטון הבא אסביר על תהליך של בחירת מערכת מידע

• אם אין לכם מערכת – אז המקרה יותר פשוט, נגדיר רק מה אנחנו רוצים שהמערכת תעשה
• אם יש לכם מערכת –נרצה להחליף את המערכת הקיימת ובנוסף, לתת פתרונות לחוסרים שגילינו במערכת הקיימת

ראשית יש להכין מסמך אפיון צרכים, זהו מסמך שמספר על הארגון, ומגדיר בצורה ברורה את תכולת הפרויקט, במסמך נסביר מה קיים היום בארגון, מבחינת, תהליכי עבודה, מערכות מידע, ומה אנחנו רוצים.

מה המטרה של אפיון צרכים?

להגדיר בצורה ברורה את תכולת הפרויקט, נרצה להעביר את אותו המסר לכל אחד מהספקים שאנחנו פונים אליהם, על מנת שנוכל לקבל הערכת עלויות ברת השוואה.

אם נדלג על שלב כתיבת אפיון הצרכים, ופשוט ניפגש עם ספקים ונסביר להם בשיחה, מה אנחנו רוצים, כל שיחה תתגלגל למקום קצת שונה, וכל ספק יבין משהו אחר.

זה עלול לגרום למצב שנקבל הצעות מחיר על תכולות שונות של המערכת, ולא נוכל להשוות בין הצעות המחיר.

אני ממליצה, בשלב הראשון על כתיבת אפיון קצר וקולע בהמשך לאחר בחירת המערכת, ייעשה אפיון מפורט

המרכיבים החשובים באפיון צרכים:

• הסבר על הארגון – מה הוא עושה, כמות עובדים, סוגי עובדים
• מטרת הפרויקט/מטרות הפרויקט – מה הם הנושאים העיקריים אותם תרצו לפתור/ לקבל במערכת החדשה
• מה החזון – גם אם הוא רחוק
• מצב קיים – מערכות קיימות, מה עושים בהן היום, מי עובד במערכות, פערים במצב קיים – אפשר להשתמש ברשימת הפערים שהכנו (טיפ שני לימי קורונה, זוכרים?)
• אילו תהליכים ונושאים תרצו לנהל – יש לעבור על התהליכים העיקריים בארגון ולתעד אותם
• משתמשים במערכת הרצויה – מי הם, באיזו שפה, האם הם במשרד או בשטח
• תיחום וגבולות למערכת – איזה נושאים היא אמורה לפתור ואיזה לא
• ממשקים למערכות אחרות

לסיכום,

השלב הראשון של בחינת החלפת מערכת מידע הוא כתיבת אפיון הצרכים, מטרתו להגדיר את התכולה והדרישות .

התהליך גם מייצר הסכמה בתוך הארגון, מה הן המטרות, ההיקף, והתועלות הנדרשות מהפרויקט.

בפרויקטים מסוג זה, חשוב שתהיה מעורבות ומחויבות הנהלה.

בחירת מערכת היא החלטה ארגונית חשובה שתלווה אתכם הרבה שנים, יש חשיבות לא רק למערכת אותה בוחרים, אלה לתהליך הבחירה, לשיתוף ההנהלה והעובדים.

מעוניינים לבצע תהליך בחירת מערכת קצר וקולע? צרו קשר ונעשה זאת ביחד.